Temelj vsake projektne prijave je problem in reševanje le-tega. Samo reševanje problemov nas žene k napredku in k razvoju. Kar je pri sami projektni prijavi pomembno, da naredimo temeljito problemsko analizo in povezanost le-te s politikami EU, ter s pomočjo analize ponudimo boljšo idejo-projekt. Pomembno je poznavanje EU politik, saj so temelj financiranja, je na jesenski KOC šoli projektnega vodenja uvodoma povzel Beno Stern, MBA, svetovalec, mentor, moderator in avtor strokovnih gradiv s področja učinkovitega pridobivanja nepovratnih sredstev EU in projektnega managementa evropskih projektov. Delavnica je potekala v petih modulih, skozi katere so udeleženci celostno obravnavali zasnovo projekta od ideje do projektnega upravljanja. Na uvodnem modulu so udeleženci spoznali 8 različnih tipov projektov, ki jih financira EU ter osnove in principe EU financiranja v centraliziranih in decentraliziranih programih.

Udeleženci so čez celotno šolo snovali in izoblikovali svojo projektno idejo tako, da so strukturirano zapisali svojo idejo/problem, ki so jo skozi načrt strukture projekta pripeljali do projektne vloge. Najprej so zapisali problem, poiskali morebitne vzroke za ta problem ter jih navezali na posledice, ki so jih podprli z empiričnimi podatki. Kot opozarja Beno Stern je določene vzroke možno le kvantificirati (opisati), ker gre za subjektivno oceno oziroma stališče, večji poudarek pa mora biti na kvalificiranih podatkih. Kvalificirane podatke pa pridobimo iz globalnih študij, različni podatki študij EU, helsinškega monitorja, statističnih uradov ipd. Vse naše izjave v projektni ideji moramo podkrepiti s podatki, nikakor pa ne dajati pavšalnih izjav v projektni ideji, še dodaja Beno Stern. Vse skupaj mora biti tekoče kot zgodba (ne pravljica!) in mora imeti elemente članka. V jedru je obvezno potrebno elaborirati problem, ki ga podkrepimo z empiriko. Empirika/študije so zelo pomembne, saj iz te empirike izhajajo kazalniki, je še dodal Stern.

Slika: Oris problema, problemsko drevo (vir: Beno Stern, Infinita d.o.o.)

Udeležencem je predlagal konzerviranje projektnih idej. Pri konzerviranju projektnih idej je pomembno, da pripravljamo ideje na zalogo. Zakaj? Zato, ker smo ob vsakem razpisu pripravljeni z neko idejo, ter ker so na voljo kratki roki za pripravo kvalitetnih projektnih predlogov, je še predlagal Beno Stern. Pri pripravi projektne ideje je pomembno, da upoštevamo različne pojme v različnih razpisnih dokumentacijah.

Udeleženci so v nadaljevanju skozi različna brezplačna orodja finančno in časovno načrtovali vsak svoj projekt. Beno Stern je opozoril na pomembnost pravilnega načrtovanja človeških virov ter skrbnega proračuna projekta, ki mora biti dovolj podroben, da omogoča identifikacijo, spremljanje in kontrolo predlaganih aktivnosti. S stališča razpisovalcev razpisa, pa so udeleženci pregledali tudi sam ocenjevalni proces. Eden od modulov KOC šole projektnega vodenja so bila tudi priporočila in navodila, kako najbolj optimalno upravljati že pridobljene evropske projekte (od urejene dokumentacije, mesečnih poročanj, obdobnih poročanj, koordinacija s financami/računovodstvom do končnih poročil).

Vir: Beno Stern, Infinita d.o.o.

Pri pripravi projektne ideje bodite pozorni, da je vaša projektna ideja pravilno uravnotežena, je za konec vse udeležence še enkrat opomnil Beno Stern ter, da vsebuje vse potrebne evalvacijske kriterije ki so:

• odličnost,
• vpliv,
• implementacija,
• ustrezna oblika.

Kaj je tisto, kar so udeleženci iz dogodka prenesli v svoje podjetje, organizacijo? Nekaj izjav udeležencev navajamo v nadaljevanju:

• »Pri delu mi bodo koristile tako splošne informacije glede razpisov kot specifične glede priprave projektov za prijavo na razpise, znanje bom izkoristila za pripravo prijav za konkretne projekte, o katerih razmišljamo že nekaj časa.«
• »Dobro predavanje, temeljita razlaga kolikor je bila mogoča za 5 srečanj; dobra organizacija, prijazen in prizemljen predavatelj.«
• »Vsekakor je bila vsa vsebina tega predavanja koristna za naše podjetje, predvsem na področju pridobivanja evropskih sredstev.«
• »Redosled samega projekta.«

Delavnice sofinancirata Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti ter Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada.